TOPIC #5: Digitale Opiatenadministratie

Omschrijving casus:

Voor zorginstellingen en apotheken blijft de opiatenadministratie een lastige klus. De administratie van opiumwetmiddelen wordt doorgaans als papieren administratie uitgevoerd. Dit is een bewerkelijke werkwijze die bovendien foutgevoelig maar ook erg fraudegevoelig is.

Losse brieven die zoek kunnen raken, veel papier- en controleerwerk bij apotheek en instelling. Kortom veel administratief gedoe en je loopt veelal achter de feiten aan. Een bron van ergernis dus. TOP instellingsapotheker Michiel Grijsen was het zat. Hij heeft het hele proces in kaart gebracht en samen met Martin Goldschmeding van FarmaTools ontwikkelde hij een online oplossing voor de digitale registratie van opiaten, het OpiatenPortaal.

Nooit meer losse briefjes. Altijd alle opiumwetmiddelen binnen de zorginstelling online geregistreerd waardoor zowel de instelling als de apotheek inzicht hebben in de gegevens. Zo wordt de opiatenadministratie een gesloten, en dus veiliger systeem.

Welke oplossing is bedacht?

Voor een correcte uitvoering van de administratie van opiumwetmiddelen hebben zowel de apotheek als de zorginstelling de verantwoordelijkheid om dit juist en traceerbaar, volgens regelgeving te doen. Alle locaties en afdelingen in de zorginstelling, zowel klein als groot, zijn zelf verantwoordelijk voor de opiumwetmiddelen op de afdeling. De apotheker vervult de toezichthoudende rol bij de instelling.

In de meeste gevallen levert de apotheek een aparte afleverbon per opiumwetmiddel aan de afdeling van de instelling. Vaak zijn dat papieren aftekenformulieren die geprint bijgevoegd worden bij de aflevering. Vervolgens worden die door de afdeling gecontroleerd, afgetekend en retour gestuurd naar de apotheek die de leveringsbrieven administratie bijwerkt en alle formulieren archiveert. Als oplossing voor deze flinke administratieve last is het digitale OpiatenPortaal ontwikkeld.

In het OpiatenPortaal worden alle handelingen voor een goede opiumwetmiddelen administratie op een eenvoudige en kwalitatieve wijze digitaal vastgelegd. Zowel door de apotheek als door de instelling. Deze digitale oplossing bespaart jaarlijks een hele berg papier. En niet onbelangrijk en heel plezierig: het bespaart dagelijks veel tijd aan het bijhouden van de administratie. Door de closed loop wordt de kwaliteit van het opiatenproces verhoogt en neemt de kans op misbruik aanzienlijk af. Aan de hand van de kwaliteitsrapportages heeft het management grip op de kwaliteit van de opiatenadministratie en waardoor mogelijk misbruik inzichtelijk wordt. Daarnaast kan de apotheek de opiatenvoorraad bij de instellingen real-time monitoren en dus voorraad audits op afstand doen.

Wat hebben we geleerd?

‘Doordat de opiumwetadministratie real-time inzichtelijk is, zit je als instellingsapotheek bovenop het werkproces. We hoeven niet meer de zorgmedewerkers te bellen voor niet retour ontvangen leveringsbrieven, we hebben direct inzicht in de actuele opiumwetmiddelenvoorraad bij de instellingen. Het biedt zowel bij de zorginstelling als de apotheek meer gemak en minder administratieve druk. Buiten het feit dat de opiumwetadministratie kwalitatief goed geregeld is in het OpiatenPortaal, hebben we ervaren dat de samenwerking tussen de apotheek en zorginstelling laagdrempeliger is geworden. We zitten namelijk op één opiatenplatform. 

Het OpiatenPortaal: waarom en voor wie?

Het OpiatenPortaal is speciaal ontwikkeld om de administratieve last van alle opiumwetmiddelen eenvoudig te maken. Gelijktijdig wordt de kwaliteit en efficiëntie van het opiumwetmiddelenproces sterk verbeterd. Met het OpiatenPortaal regelt u de opiumwetmiddelenadministratie volledig digitaal. U werkt duurzaam en de samenwerking in de keten krijgt een positieve impuls.

Het OpiatenPortaal is beschikbaar voor zorginstellingen die opiumwetmiddelen op voorraad hebben voor de patiënten, voor apotheekhoudende die opiumwetmiddelen leveren aan zorginstellingen en voor apotheken die opiumwetmiddelen distribueren.

Op de vraag wat de belangrijkste voordelen zijn antwoordt de mede-ontwikkelaar Michiel Grijsen: “Dat zijn er heel wat, maar ik zou zeggen: meer overzicht in minder tijd, beduidend minder administratieve telefoontjes terwijl je beter voldoet aan wet- en regelgeving.”

Geïnteresseerd in de mogelijkheden en voordelen? Klik hier voor meer informatie over het OpiatenPortaal. 

Michiel Grijsen, Specialist Instellingsfarmacie bij TOP Instellingsapotheek Apotheek Beker te Oegstgeest