Het beste medicatieproces

Wil je als zorginstelling het medicatieproces digitaliseren dan ben je zomaar twee jaar verder. Zo ook bij Salem, een zelfstandige zorginstelling in Ridderkerk. In juli 2019 kwam de vraag of TOP Instellingsapotheek Hoogland per direct invulling kon geven aan het waarnemend/beherend apothekerschap bij de interne apotheek van de instelling. Aanleiding was de pensionering van de intramurale apotheker en de aansluitende vraag om de medicatie rondom de geneesmiddeldistributie toekomstbestendig te maken. Paul van Bakel jr, eigenaar van Hoogland, houdt wel van een uitdaging en heeft zichzelf aan deze rol verbonden met als prioriteit om mee te denken met het doorontwikkelen van het totale medicatieproces. 

Samen met locatiemanager Anja Boxman was het plaatje ‘Hoe is het nu geregeld en waar kan het beter, veiliger en kostenefficiënter’, snel helder. De directie en de zorgprofessionals van Salem zijn enthousiast meegenomen naar ‘het beste medicatieproces voor de toekomst’. In 2021 is een eerste stap gezet met het afbouwen en uiteindelijk sluiten van de intramurale apotheek. Hoogland heeft Salem daarbij op organisatorisch en farmaceutisch gebied geholpen. De intramurale apothekersassistente is overgenomen en Salem is begeleid naar het overzetten van de medicatievoorziening van de bewoners naar de medicatierol van Apotheek Voorzorg. De volgende stap was ook meteen duidelijk: het digitaliseren van het medicatieproces. Met de ervaring die Hoogland heeft met Medimo was het advies richting de directie duidelijk. 

Een goede voorbereiding, het halve werk

In juli 2023 is de laatste stap gezet in het medicatieproces: de implementatie van Medimo. Salem is van de ene op de andere dag overgegaan naar een 100% digitale afhandeling van het medicatieproces waarbij alle artsen, verpleegkundigen en de apotheek werken in 1 ‘closed-loop’ systeem met alle modules; de voorschrijfmodule voor de artsen, de bestel- en toedienmodule voor verpleegkundigen en de opiatenregistratie. Daar ging uiteraard wel een goede voorbereiding aan vooraf. Begin dit jaar zijn conversiebestanden getest, technische aanpassingen gedaan en zijn alle betrokkenen geïnformeerd over het ‘nieuwe’ werken. Zo geven E-learnings extra informatie over de mogelijkheden van het systeem. Bijv. dat je bij pijnpleisters kan ingeven: vandaag linker arm, morgen rechterarm.  

‘Eerlijk gezegd: het werken met de module opiatenregistratie behoefde meer aandacht. Het inventariseren, muteren, bewaren, vervaldatumregistratie; het is een vanzelfsprekendheid voor de apotheek maar niet voor de zorgmedewerkers in de zorginstelling. Dat hebben we vooraf onvoldoende goed ingeschat’, zegt Anja. TOP Instellingsapotheek breed herkennen we dat het bijhouden van de werkvoorraad en de registratie van Opiaten op patiëntniveau taken zijn die de apotheek aan de zorginstelling moet leren. Op dit onderdeel worden de zorgmedewerkers extra getraind.

Efficiënter, veiliger èn leuker!

Het advies aan de directie van Salem bij de keuze van een beter medicatiesysteem had de volgende voorwaarden: het nieuwe systeem ten opzichte van het oude systeem moet tijd besparen, fouten verminderen, gebruiksvriendelijker zijn en meer mogelijkheden bieden. Het moet voordelen opleveren voor alle zorgprofessionals: de artsen en verpleegkundigen in de zorginstelling en de farmaceutisch deskundigen in de apotheek. 

Na 3 maanden praktijkervaring is iedereen blij met de overstap. Anja licht het toe met enkele van de vele praktijkvoorbeelden. Medimo genereert bruikbare stuurinformatie zoals een overzicht van de gebruikte deeltijden. Dit was aanleiding om in overleg met de verpleegkundigen de tijden aan te passen naar zo min mogelijk deelmomenten. Regelmatig werd iets dubbel besteld maar omdat je nu in 1 systeem werkt komt dat niet meer voor. Bestellen kun je automatisch instellen zodat in het weekend alles in huis is. Wijzigingen in de medicatierol zijn gemakkelijk te verwerken. De werkvoorraad is inzichtelijk op houdbaarheid. De opiatenregistratie is geheel digitaal, papier is verleden tijd. Benodigde informatie is sneller beschikbaar door links naar bijv. de MIP melding module. Al deze voordelen zorgen voor een beter medicatieproces.